Kontakt pod kontrolą: ochrona maili + formularz

Indywidualne rozwiązanie · UX / obsługa zgłoszeń

Kontakt pod kontrolą: ochrona maili + inteligentny formularz

UXFormularzE-mailObsługa zgłoszeńAnty-spam

Problem zgłosiła sama klientka: zamiast zajrzeć do FAQ albo wypełnić formularz, część osób klikała od razu w adres e-mail i pisała „na pałę" — wiadomości niekompletne, trafiające nie tam, gdzie trzeba, generujące chaos i dopytywanie. Rozwiązaliśmy to dwutorowo: delikatny popup przy próbie użycia adresu e-mail kieruje do FAQ i formularza, a sam formularz jest inteligentny — dobiera pola do wybranego tematu i kieruje zgłoszenie do właściwej skrzynki. Efekt: kompletne zgłoszenia trafiające od razu do właściwej osoby.

Schemat działania — krok po kroku

Krok 1

Próba użycia maila

Ktoś klika adres e-mail, kopiuje go albo otwiera menu prawym przyciskiem.

Krok 2

Delikatny popup

Pojawia się komunikat: sprawdź FAQ i skorzystaj z formularza — z dyskretną furtką „mimo to chcę napisać".

Krok 3

Wybór tematu

W formularzu użytkownik wybiera temat zgłoszenia (np. darowizna, sklep — płatność, dostępność).

Krok 4

Pola dopasowują się

Formularz pokazuje tylko pola istotne dla tematu — np. numer zamówienia, link do zbiórki, załączniki.

Krok 5

Trafia do właściwej osoby

Zgłoszenie jest kierowane na odpowiednią skrzynkę (np. fundacja@ lub wniosek@).

Krok 6

Kompletne zgłoszenie

Obsługa dostaje komplet informacji od razu — mniej dopytywania, szybsza reakcja.

Co to daje

Mniej maili „na pałę"

Popup kieruje do formularza, więc zgłoszenia są od początku kompletne.

Od razu do właściwej osoby

Routing po temacie kieruje wiadomość na odpowiednią skrzynkę bez ręcznego przekazywania.

Komplet danych za pierwszym razem

Pola warunkowe wymuszają dokładnie to, co potrzebne do danej sprawy.

Mniej pracy obsługi

Mniej dopytywania i ręcznego sortowania = szybsza i tańsza obsługa.

Bezpieczeństwo i anty-spam

Zabezpieczenia (nonce + honeypot), walidacja i bezpieczny upload załączników.

Dobry UX

Użytkownik prowadzony krok po kroku, z furtką dla wyjątkowych sytuacji.

Szczegóły

Skąd pomysł — uwaga klientki

Klientka zauważyła, że wiele osób, zamiast przeczytać FAQ lub skorzystać z formularza, klika bezpośrednio w adres e-mail i wysyła niekompletne wiadomości. To generowało chaos: zgłoszenia bez kluczowych danych, trafiające do złej skrzynki i wymagające dopytywania. Rozwiązanie miało delikatnie zmienić ten nawyk, nie blokując nikomu drogi.

Jak działa ochrona adresów e-mail

Przy próbie użycia adresu (kliknięcie linku, skopiowanie, menu prawym przyciskiem) pojawia się popup zachęcający do sprawdzenia FAQ i wypełnienia formularza, z dyskretną furtką „mimo to chcę napisać". Działa globalnie tam, gdzie adresy występują (FAQ, regulamin, polityka, pomoc) i wykrywa zarówno linki mailto, jak i adresy wpisane zwykłym tekstem.

Inteligentny formularz zależny od tematu

Po wyborze tematu formularz pokazuje pola warunkowe dopasowane do sprawy (np. numer zamówienia przy problemie z płatnością, dane i załączniki przy darowiźnie rzeczowej) i kieruje zgłoszenie na właściwą skrzynkę. Całość ma walidację, ochronę przed spamem i obsługę wielu załączników, a po wysłaniu nie da się przypadkiem wysłać go ponownie.