Automatyczne faktury i paragony w BaseLinkerze — jak podpiąć księgowość i drukarkę fiskalną

Sprzedajesz na Allegro, na Empiku i we własnym sklepie, a na koniec dnia siadasz i klikasz dokumenty. Faktura tu, paragon tam, przepisanie danych z panelu do programu księgowego. Przy dwudziestu zamówieniach dziennie to godzina, której nikt ci nie zapłaci — a przy stu przestaje być wykonalne.

Dobra wiadomość jest taka, że w większości przypadków nie trzeba niczego programować ani kupować nowego sprzętu. Jeżeli zamówienia spływają już do BaseLinkera, masz program księgowy online i drukarkę fiskalną, to wszystkie trzy elementy mają gotowe połączenia — trzeba je tylko spiąć w odpowiedniej kolejności i podjąć dwie decyzje, które łatwo przeoczyć. Poniżej masz całą ścieżkę: co gdzie kliknąć, w jakiej kolejności i co sprawdzić, zanim uznasz, że działa.

Jedna rzecz od razu: zacznij od pytania, czy paragony są ci w ogóle potrzebne. To pierwsza sekcja tego poradnika i nie jest tam przypadkiem — dla części sklepów odpowiedź brzmi „nie”, a wtedy połowa tej roboty odpada.

Zanim cokolwiek podłączysz: czy musisz wystawiać te paragony?

Automatyzacja paragonów kosztuje — czasem pieniądze, zawsze czas. Zanim ją zbudujesz, warto sprawdzić, czy przepisy w ogóle wymagają od ciebie rejestrowania sprzedaży na kasie.

Sprzedaż wysyłkowa, za którą klient płaci w całości przelewem, kartą lub przez pośrednika płatności — a więc nie gotówką do ręki — jest co do zasady zwolniona z obowiązku ewidencji na kasie rejestrującej. Podstawą jest rozporządzenie Ministra Finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. 2024 poz. 1902), które obowiązuje w latach 2025–2027. Warunek jest jeden i w e-commerce spełnia się sam: z ewidencji i dowodu zapłaty musi jednoznacznie wynikać, jakiej konkretnie czynności dotyczyła płatność i na czyją rzecz została dokonana, razem z danymi nabywcy i jego adresem.

Haczyk siedzi w § 4 tego rozporządzenia, który wylicza towary wyłączone ze wszystkich zwolnień. Są na tej liście między innymi komputery stacjonarne i przenośne wraz z urządzeniami peryferyjnymi, wyroby elektroniczne — w tym telewizory, głośniki i telefony, ze smartfonami włącznie — wyroby optyczne, sprzęt fotograficzny oraz części i akcesoria do pojazdów. Jeżeli choć część twojego asortymentu wpada w tę listę, zwolnienie dla niej nie działa, niezależnie od formy płatności.

Drugi haczyk to płatność za pobraniem. Pieniądze nie przechodzą wtedy przez bank przed dostawą, więc warunek zwolnienia nie jest spełniony i takie zamówienia trzeba traktować osobno.

Co z tym zrobić praktycznie: to pytanie do twojego księgowego, nie do agencji ani do forum. Ma wgląd w twoją ewidencję i w pełną listę towarów, więc rozstrzygnie to w kilka minut. Zapytaj wprost, wymieniając kategorie, które sprzedajesz, i formy płatności, z których korzystasz. Jeżeli usłyszysz, że zwolnienie cię obejmuje — pomiń sekcję o drukarce fiskalnej i zostań przy samych fakturach. Robota robi się wtedy o połowę mniejsza, a jeśli płacisz abonament za sterownik do drukarki, możesz go wypowiedzieć.

Przy okazji sprawdź, czy jesteś w KSeF

To wątek obok, ale pilniejszy niż sama automatyzacja, więc lepiej go domknąć na starcie.

Obowiązek wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur ruszył etapami: od 1 lutego 2026 r. dla największych podatników (sprzedaż powyżej 200 mln zł), od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych firm, a dla najmniejszych — tych ze sprzedażą do 10 000 zł miesięcznie — od 1 stycznia 2027 r. Odbierać faktury przez KSeF trzeba było umieć już od lutego 2026, nawet jeżeli obowiązek wystawiania przychodził później.

Dla sklepu internetowego najważniejsze jest rozróżnienie, które w praktyce myli najwięcej osób:

• Faktury dla firm — czyli te, przy których kupujący podał NIP — muszą iść do KSeF.
• Faktury dla konsumentów są w KSeF na razie dobrowolne. Możesz je tam wysyłać, ale nie musisz.
• Paragony fiskalne zostają poza KSeF.
• Paragon z NIP do 450 zł brutto pełni funkcję faktury uproszczonej i pozostaje poza KSeF do 31 grudnia 2026 r. Od 1 stycznia 2027 r. faktury uproszczone też tam wejdą.
• Faktura wystawiona do paragonu powyżej 450 zł — do KSeF.

Jest jeszcze jedna zasada, która generuje najwięcej telefonów od klientów: NIP musi paść przed sprzedażą. Dopisanie go po fakcie do już wystawionego paragonu nie jest dopuszczalne. Jeżeli twój koszyk nie pyta o NIP w widocznym miejscu, warto to poprawić, zanim zbudujesz automat — bo automat będzie tylko powielał to, co dostanie z formularza.

Jak to działa: trzy klocki i jedno zdarzenie

Cała konstrukcja jest prostsza, niż wygląda, i opiera się na jednym spostrzeżeniu: BaseLinker już jest miejscem, do którego spływają wszystkie twoje zamówienia — z marketplace’ów i z własnego sklepu. Nie budujesz więc nowego systemu. Doczepiasz dokumenty do zdarzenia, które i tak zachodzi.

Tym zdarzeniem jest zmiana statusu zamówienia na opłacone. W tym momencie ruszają dwie niezależne ścieżki:

• Ścieżka faktury — BaseLinker wystawia dokument z danych zamówienia, przekazuje go do programu księgowego, a stamtąd faktura dla firmy trafia do KSeF. Wszystko przez internet, więc dzieje się także wtedy, gdy śpisz.
• Ścieżka paragonu — BaseLinker wysyła polecenie druku do aplikacji na komputerze, a ta steruje drukarką fiskalną. Tu potrzebny jest włączony komputer, bo drukarka fiskalna jest urządzeniem przy biurku, a nie usługą w chmurze.

Ta różnica jest kluczowa dla planowania. Faktury da się zautomatyzować w pół godziny i bez żadnych zakupów. Paragony wymagają maszyny, która stoi obok drukarki i jest włączona wtedy, kiedy paragon ma wyjść.

Krok 1. Wygeneruj klucz API w programie księgowym

Klucz API to długi ciąg znaków działający jak hasło jednego przeznaczenia: pozwala BaseLinkerowi wkładać faktury do twojej księgowości i nic poza tym. Generujesz go u siebie, w panelu programu księgowego.

Ścieżka różni się w szczegółach zależnie od systemu, ale schemat jest wszędzie ten sam — szukasz w Ustawieniach sekcji API, a tam formularza nowego klucza. Zwykle podajesz opis klucza (wpisz coś, co zrozumiesz za rok — na przykład „BaseLinker”), potwierdzasz hasłem do konta i wybierasz zakres uprawnień. Klucz musi umieć wystawiać i odczytywać faktury oraz kontrahentów; szerszych uprawnień nie dawaj.

Po wygenerowaniu skopiuj klucz — w wielu systemach zobaczysz go w całości tylko raz.

Traktuj go jak hasło: nie wysyłaj mailem, nie wklejaj na czat, nie zapisuj w pliku na pulpicie. Jeżeli kiedykolwiek uznasz, że mógł wyciec, wystarczy usunąć go w panelu i wygenerować nowy — stary przestaje działać w tej samej chwili.

Krok 2. Podłącz księgowość do BaseLinkera

BaseLinker ma gotowe integracje z większością popularnych systemów księgowych online — między innymi z inFaktem, wFirmą, iFirmą, Fakturownią i Firmao, a z programów stacjonarnych z Comarch ERP, Insert GT, Symfonią i enova365. Nie instalujesz żadnej wtyczki i nie utrzymujesz własnego modułu; połączenie żyje po stronie BaseLinkera.

Ścieżka w panelu:

Integracje → zielony przycisk „Dodaj integrację” → kategoria „Księgowość” → twój program

Dalej podajesz dane logowania — zależnie od systemu będzie to login z hasłem, login z tokenem albo sam klucz API z kroku 1 — i klikasz Zapisz.

Teraz najważniejsze ustawienie, które bardzo łatwo przeoczyć. Wejdź w ustawienia tego modułu i znajdź sekcję Eksport dokumentów. Są tam dwie możliwości: przesyłanie faktur automatycznie, w chwili utworzenia dokumentu, albo zbiorczo, ręcznym eksportem. Wybierz automatycznie — inaczej zbudujesz automat, który i tak wymaga od ciebie klikania raz w tygodniu.

Jak sprawdzić, że połączenie stoi: w sekcji Integracje jest tabela ustawień integracji. Funkcje, które działają, są zaznaczone na zielono; niedostępne są wyszarzone.

Jeżeli pracujesz na WooCommerce i zastanawiasz się, czy nie prościej byłoby podpiąć księgowość bezpośrednio do sklepu, opisaliśmy tę drogę osobno w tekście o tym, jak obsłużyć fakturowanie i księgowość w WooCommerce. Krótka odpowiedź: wtyczka w sklepie obsłuży tylko zamówienia ze sklepu. Jeżeli sprzedajesz też na marketplace’ach, dokumenty do tamtych zamówień i tak zostaną poza nią — dlatego przy sprzedaży wielokanałowej punktem wystawiania powinien być BaseLinker.

Krok 3. Ustaw dane sprzedawcy i jedną serię numeracji

Teraz BaseLinker musi się dowiedzieć, jak ma wyglądać twoja faktura.

Zamówienia → Faktury → Ustawienia

Do ustawienia są trzy rzeczy. Dane sprzedawcy: pełna nazwa firmy, adres, NIP, miasto wystawienia i osoba wystawiająca. Muszą zgadzać się co do znaku z tym, co masz w programie księgowym — inaczej przy imporcie powstaną dwa różne podmioty i księgowa spędzi wieczór na ich łączeniu. Serie numeracji: osobne dla faktur i dla paragonów, każda z własnym szablonem. Stawki VAT: możesz ustawić stawkę sztywną albo pozwolić systemowi brać ją z produktu lub z pobranego zamówienia. Przy asortymencie z jedną stawką różnicy nie zobaczysz, ale branie stawki z produktu jest bezpieczniejsze na przyszłość — nic się nie rozjedzie, gdy dołożysz towar z inną stawką.

Warto wiedzieć, że ustawienia automatycznej akcji mają pierwszeństwo przed ustawieniami ogólnymi. Jeżeli kiedyś zobaczysz fakturę ze stawką inną niż spodziewana, zacznij szukać właśnie w akcji, a nie w ustawieniach globalnych.

Kto ma numerować faktury — to jest ta jedna ważna decyzja

Faktury mogą powstawać w dwóch miejscach: w BaseLinkerze albo w programie księgowym. Muszą powstawać w jednym.

Jeżeli oba systemy zaczną wystawiać dokumenty do tej samej sprzedaży, dostaniesz dwie faktury na jedno zamówienie albo dziury w numeracji — a jedno i drugie ktoś będzie potem rozplątywał ręcznie. Czyli wrócisz dokładnie tam, skąd chciałeś uciec.

Przy sprzedaży wielokanałowej rekomendacja jest jednoznaczna: wystawia BaseLinker, księgowość przyjmuje. Powód jest prosty — tylko BaseLinker widzi wszystkie kanały naraz, więc tylko on może objąć całą sprzedaż jedną spójną serią. Program księgowy zostaje tym, czym jest: miejscem, w którym siedzi księgowość i z którego idą deklaracje.

Konsekwencja: od momentu włączenia automatu przestajesz wystawiać faktury sprzedażowe ręcznie w programie księgowym dla zamówień, które przechodzą przez BaseLinkera. Ręczne wystawianie zostaje tylko dla sprzedaży spoza tych kanałów.

Krok 4. Zbuduj automatyczną akcję, która wystawia fakturę

Automatyczna akcja to reguła złożona z trzech części: kiedy ma się odpalić, dla których zamówień i co ma zrobić. Dostępnych typów akcji jest ponad czterdzieści — potrafią zmieniać statusy, wysyłać maile i SMS-y, nadawać przesyłki u przewoźnika czy drukować dokumenty. Nas interesuje jedna.

Zamówienia → Automatyczne akcje → „+ Dodaj automatyczną akcję”

1. Zdarzenie — zmiana statusu zamówienia na ten, który u ciebie oznacza opłacone (najczęściej „Opłacone” albo „Gotowe do wysyłki”). Nie ustawiaj tego na status „Nowe”: zamówienie nieopłacone nie powinno dostać faktury.
2. Warunki — opcjonalne. Można zawęzić akcję do wybranych źródeł zamówień albo do zamówień powyżej pewnej kwoty. Na start zostaw bez warunków i zawężaj dopiero wtedy, gdy zobaczysz, że coś wystawia się niepotrzebnie.
3. Akcja — wystawienie faktury z serią numeracji ustawioną w kroku 3.
4. Opis — wpisz na przykład „Faktura po opłaceniu”. Przy kilkunastu regułach ten opis będzie wart więcej, niż ci się teraz wydaje.
5. Zapisz.

Od tej chwili faktura powstaje sama, a sekundę później jest już w księgowości.

Firma czy konsument — system rozpozna to sam

Jeżeli w zamówieniu jest NIP, dokument idzie jako faktura dla firmy i trafia do KSeF. Jeżeli NIP-u nie ma, jest to sprzedaż konsumencka i KSeF na razie jest dla niej dobrowolny. Na Allegro i innych marketplace’ach NIP przychodzi razem z zamówieniem, o ile kupujący go podał; we własnym sklepie wszystko zależy od tego, czy twój koszyk w ogóle o niego pyta.

Jeżeli nie pyta — to jest moment, żeby to naprawić. Pole NIP z walidacją sumy kontrolnej to drobna zmiana w kasie sklepu, a decyduje o tym, czy automat dostanie poprawne dane. Opisaliśmy ją w poradniku o tym, jak dodać możliwość wystawiania faktur w WooCommerce.

Krok 5. Podłącz drukarkę fiskalną i automatyzuj paragony

Ten krok rób tylko wtedy, gdy księgowy potwierdził, że paragony są u ciebie obowiązkowe.

Drukarka a kasa — to nie jest to samo

Rozróżnienie, które przesądza o wszystkim: kasa fiskalna to urządzenie obsługiwane ręcznie, drukarka fiskalna to urządzenie sterowane z komputera. Automatyzować da się tylko drukarkę. Jeżeli masz kasę, żaden system jej sam nie obsłuży — i to jest realny powód do wymiany sprzętu, a nie chwyt sprzedawcy.

BaseLinker obsługuje drukarki zgodne z nowym protokołem Posnet (czyli wszystkie nowe drukarki online) oraz drukarki Novitus i Elzab. Zanim cokolwiek kupisz, sprawdź model, który już masz — jest spora szansa, że jest na tej liście.

Czego naprawdę potrzebujesz: komputera, który chodzi

To jest warunek, o którym najczęściej nikt nie mówi na etapie planowania, a który potrafi wywrócić harmonogram.

Między BaseLinkerem a drukarką musi stać komputer z uruchomioną aplikacją pośredniczącą, i musi być włączony w momencie, w którym paragon ma wyjść. Dotyczy to wszystkich rozwiązań na rynku, także tych płatnych — nie istnieje wersja „w chmurze, bez komputera”. Serwer, na którym stoi twój sklep, tego nie uruchomi, bo nie ma fizycznego dostępu do drukarki.

W praktyce masz trzy warianty. Jeżeli przy stanowisku pakowania stoi komputer, nie potrzebujesz niczego więcej — wystarczy go nie wyłączać w godzinach, w których paragony mają wychodzić. Jeżeli komputera nie ma, kup mały mini-PC i postaw obok drukarki; to koszt jednorazowy, potem tylko prąd. Trzecia droga to wypuszczanie paragonów partiami — włączasz komputer raz dziennie i drukujesz zaległe hurtem, o ile księgowy potwierdzi, że taki tryb jest u ciebie dopuszczalny.

Ustawienia po stronie drukarki

Drukarka musi mówić protokołem, który rozumie aplikacja. Pokażemy to na przykładzie popularnej w e-commerce Elzab Zeta Online — kompaktowej drukarki fiskalnej z portami RS-232 i USB typu B oraz łącznością Wi-Fi i Bluetooth. Zwróć uwagę, że ten model nie ma portu Ethernet, co bywa niemiłym zaskoczeniem przy planowaniu sieci.

Zeta obsługuje trzy protokoły komunikacji: ELZAB, STX i THERMAL. Potrzebny jest THERMAL, ustawiany w menu drukarki na tym porcie, przez który jest podłączona:

• USB: USTAWIENIA → PARAMETRY TRANSMISJI → USTAWIENIA USŁUG → USB → PROTOKÓŁ → THERMAL
• RS-232: USTAWIENIA → PARAMETRY TRANSMISJI → USTAWIENIA USŁUG → RS232 → PROTOKÓŁ → THERMAL
• Sieć / Wi-Fi: USTAWIENIA → PARAMETRY TRANSMISJI → USTAWIENIA USŁUG → USTAWIENIA SIECIOWE → PORT (1-3) → PROTOKÓŁ → THERMAL

Niezależnie od portu ustaw jeszcze stronę kodową, bo inaczej polskie znaki wyjdą jako krzaki:

USTAWIENIA → PARAMETRY TRANSMISJI → USTAWIENIA PROTOKOŁU → STRONA KODOWA PROTOKOŁU → MAZOVIA

Przy innych markach ścieżki nazywają się inaczej, ale logika jest ta sama: wybierasz port, ustawiasz na nim protokół zgodny z aplikacją i pilnujesz strony kodowej.

Ustawienia po stronie aplikacji

Najprostszym wyborem jest BaseLinker Printer — darmowa aplikacja producenta, która poza paragonami drukuje też etykiety, faktury i raporty dobowe. Działa na Windows 10 w wersji 64-bitowej, na macOS od wersji 11 oraz na 64-bitowych dystrybucjach Linuksa z interfejsem graficznym; na Windowsie wymaga .NET Framework w wersji 4.6.1 lub nowszej i stałego połączenia z internetem.

1. Pobierz i zainstaluj aplikację na komputerze stojącym przy drukarce.
2. Uruchom ją i ustaw klucz wydruku — w panelu jest przycisk „Ustaw w aplikacji”, który zrobi to automatycznie. Jeśli nie zadziała, klucz skopiujesz i wkleisz ręcznie.
3. Wybierz drukarki z listy i zapisz. Jeśli lista jest pusta, użyj przycisku odświeżania listy drukarek.
4. W ustawieniach aplikacji, w sekcji ustawień fiskalnych, zaznacz „Włącz fiskalizację”.
5. Wybierz protokół: Posnet albo Novitus. Dla drukarki ustawionej na THERMAL właściwy jest Novitus.
6. Wpisz nazwę portu, na którym pracuje drukarka — przy USB będzie to port COM nadany przez system, przy połączeniu sieciowym adres z numerem portu.
7. Opcjonalnie uzupełnij dane kasjera i nazwę kasy (maksymalnie 8 znaków).
8. Kliknij „Testuj połączenie”. Ten przycisk istnieje po to, żebyś nie dowiedział się o problemie przy pierwszym prawdziwym zamówieniu.

Na koniec zbuduj automatyczną akcję dokładnie tak samo jak w kroku 4, tylko wybierając akcję wystawienia paragonu i osobną serię numeracji. Paragony można też wystawiać pojedynczo z karty zamówienia albo zbiorczo z listy zamówień — przydaje się przy nadrabianiu zaległości.

E-paragon zamiast rolki papieru

Przy sprzedaży wysyłkowej papierowy paragon najczęściej nikomu nie służy: ląduje w paczce i w koszu. Nowe drukarki online obsługują e-paragon — dokument trafia do klienta jako link albo do rządowej aplikacji „e-Paragony” przez HUB Ministerstwa Finansów, a rolka zostaje w szufladzie.

Jeżeli chcesz iść tą drogą, alternatywą dla darmowej aplikacji jest usługa eparagony.pl, która integruje się z BaseLinkerem i sama rozsyła e-paragony mailem z twojego konta. Uwaga: ona również wymaga własnego oprogramowania sterującego drukarką, zainstalowanego na komputerze lub serwerze ze stałym dostępem do internetu. Komputer jest potrzebny tak czy inaczej.

Ile to kosztuje — i za co możesz przestać płacić

Rozwiązanie	Koszt	Kiedy ma sens
BaseLinker Printer	bezpłatnie w ramach BaseLinkera	Domyślny wybór. Paragony, raporty dobowe, etykiety i faktury w jednym.
eparagony.pl	49–59 zł/mc do 500 e-paragonów, 129–159 zł do 3 000, plus opłata za integrację od 19 do 189 zł/mc; 14 dni bezpłatnie	Gdy zależy ci na e-paragonach rozsyłanych klientom bez papieru.
InspigoFiscal, FiscalModuleBaseLinker	opłata jednorazowa lub abonament, zależnie od dostawcy	Alternatywy, gdy któreś z powyższych nie dogada się z twoją drukarką.

Teraz druga strona rachunku, o której łatwo zapomnieć. Jeżeli dotąd obsługiwałeś drukarkę przez płatny sterownik zewnętrznego producenta, po przejściu na BaseLinker Printer ta licencja przestaje być potrzebna. Podobnie z drugim programem do faktur trzymanym wyłącznie po to, żeby wystawiać paragony — jeżeli nie używasz go do niczego innego, to kolejny abonament do odpuszczenia. U sklepów, które przychodzą do nas z takim układem, te dwie pozycje zwykle pokrywają koszt całego wdrożenia w kilka miesięcy.

Jak sprawdzić, że naprawdę działa

Nie na prawdziwym zamówieniu klienta. Złóż jedno zamówienie testowe w swoim sklepie, na najtańszy produkt, i przejdź listę:

• Zamówienie dotarło do BaseLinkera i zmieniło status na opłacone.
• Faktura powstała i ma poprawny numer z twojej serii.
• Ta sama faktura jest w programie księgowym — jedna, nie dwie.
• Dane sprzedawcy na fakturze zgadzają się z tymi w księgowości.
• Jeżeli to faktura dla firmy, ma numer KSeF.
• Paragon wyszedł z drukarki albo powstał jako e-paragon.
• Raport dobowy da się wywołać z panelu.

Na koniec anuluj zamówienie testowe i sprawdź, co stało się wtedy z dokumentami. To ważniejsze, niż wygląda — zwroty i anulowania są w tym układzie jedyną rzeczą, która nadal wymaga ręki.

Czego ten automat nie zrobi

Żeby nie było niespodzianek po miesiącu, warto z góry wiedzieć, co zostaje ręczne:

• Korekty i zwroty. Nie da się i nie powinno się ich automatyzować — każdy zwrot to decyzja, nie zdarzenie. Fakturę korygującą wystawia człowiek.
• Faktury zaliczkowe i proformy. System je potrafi, ale wystawia się je świadomie.
• Zamówienia za pobraniem. Dokument może powstać dopiero po zapłacie, a przy pobraniu zapłata jest po dostawie. Te zamówienia wymagają osobnej reguły albo ręcznego domknięcia.
• Zamówienia anulowane po wystawieniu dokumentu. Trzeba wystawić korektę — automat nie cofnie faktury, która poszła już do KSeF.
• Sprzedaż spoza systemu. Cokolwiek sprzedasz poza podłączonymi kanałami, udokumentujesz sam.

Najczęstsze błędy przy wdrożeniu

Dwa źródła numeracji. Najczęstszy i najdroższy. Opisany wyżej — wybierz jedno miejsce wystawiania i trzymaj się go.

Wyzwalacz na złym statusie. Akcja podpięta pod „Nowe” zamiast pod „Opłacone” wystawia faktury do zamówień, które nigdy nie zostaną opłacone. Potem każdą z nich trzeba korygować.

Rozjechane dane sprzedawcy. Inna nazwa firmy w BaseLinkerze niż w księgowości to dwa podmioty w bazie i ręczne scalanie na koniec miesiąca.

Założenie, że skoro nie ma błędów, to działa. Automaty psują się cicho. Jeżeli klucz API wygaśnie albo komputer przy drukarce padnie, nikt nie zadzwoni — dokumenty po prostu przestaną powstawać, a zobaczysz to przy zamknięciu miesiąca. Raz w tygodniu porównaj liczbę zamówień z liczbą faktur. Jeżeli się zgadza, wszystko stoi.

Brak pola NIP w koszyku. Automat wystawi dokładnie to, co dostanie. Jeżeli klient nie ma gdzie podać NIP-u, dostanie fakturę konsumencką i będzie dzwonił.

Najczęściej zadawane pytania

Czy sklep internetowy musi mieć kasę fiskalną?

Nie zawsze. Sprzedaż wysyłkowa z zapłatą w całości przez bank, pocztę lub SKOK, przy prowadzonej ewidencji z danymi nabywcy, jest co do zasady zwolniona z kasy na podstawie rozporządzenia MF z 17 grudnia 2024 r. (Dz.U. 2024 poz. 1902). Zwolnienie nie obejmuje jednak towarów wymienionych w § 4 — m.in. komputerów, wyrobów elektronicznych i optycznych, sprzętu fotograficznego — ani sprzedaży za pobraniem. O kwalifikację swojego asortymentu zapytaj księgowego.

Czy BaseLinker sam wyśle fakturę do KSeF?

BaseLinker ma integrację z KSeF i potrafi tam wysyłać dokumenty; tę samą funkcję mają programy księgowe online. Ważne, żeby wysyłał jeden z nich, a nie oba naraz — inaczej ryzykujesz dublowaniem dokumentów. Ustal to przy okazji decyzji o numeracji.

Czy do automatycznych paragonów potrzebny jest włączony komputer?

Tak, i to bez wyjątku. Drukarka fiskalna jest sterowana przez aplikację działającą na komputerze z dostępem do internetu, podłączonym do drukarki kablem lub przez sieć lokalną. Nie ma rozwiązania wyłącznie chmurowego — także płatne usługi wymagają własnego programu zainstalowanego po twojej stronie.

Czy mogę zostawić stary program do faktur?

Możesz, ale zwykle nie ma po co. Jeżeli trzymasz go wyłącznie po to, żeby wystawiać paragony albo sterować drukarką, po wdrożeniu przestaje pełnić obie funkcje. Zanim wypowiesz abonament, sprawdź tylko, czy nie wisi na nim coś jeszcze — na przykład ewidencja kosztów albo deklaracje.

Czy paragon z NIP wystarczy zamiast faktury?

Paragon z NIP do 450 zł brutto pełni funkcję faktury uproszczonej i do końca 2026 r. pozostaje poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 r. faktury uproszczone będą już objęte tym systemem. Pamiętaj, że NIP musi zostać podany przed sprzedażą — dopisanie go do gotowego paragonu nie jest dopuszczalne.

Ile trwa takie wdrożenie?

Sama część fakturowa to zwykle pół godziny do godziny, jeżeli masz gotowy klucz API i uporządkowane dane firmy. Paragony zajmują więcej — najwięcej czasu pochłania nie konfiguracja, tylko dogadanie protokołu drukarki z aplikacją i testy. Przy typowym sklepie całość zamyka się w jednym popołudniu, o ile sprzęt jest na miejscu i włączony.

Co z zamówieniami z marketplace’ów, na których klient dostaje fakturę od platformy?

To zależy od modelu rozliczeń danej platformy i od tego, kto formalnie jest sprzedawcą. Zanim włączysz automat na wszystkie kanały, sprawdź w warunkach każdego z nich, do których transakcji sam wystawiasz dokument. W automatycznej akcji możesz ograniczyć wystawianie do wybranych źródeł zamówień.

Chcesz mieć to u siebie?

Konfiguracja opisana wyżej jest w zasięgu każdego, kto spokojnie przejdzie pięć kroków po kolei. Jeżeli jednak wolisz, żeby ktoś zrobił to raz a dobrze — razem z testami, ustaleniem numeracji i sprawdzeniem, czy twoje kanały sprzedaży niczego nie gubią — zajmujemy się takimi wdrożeniami na co dzień. Pracujemy głównie na WooCommerce i BaseLinkerze; o tym, jak wygląda spięcie obu systemów w większej skali, pisaliśmy w case study integracji WooCommerce i BaseLinkera, a o porządkowaniu samej logistyki zamówień — w tekście o zarządzaniu magazynem i wysyłką w WooCommerce.

Informacje o przepisach są aktualne na wrzesień 2026 r. i mają charakter informacyjny — nie stanowią porady podatkowej. Obowiązek ewidencji na kasie, kwalifikacja asortymentu i status w KSeF to rozstrzygnięcia dla księgowego prowadzącego twoją firmę.